We zijn volop aan het nadenken over onze werkwijze en ik zou graag wat meningen van buitenaf willen hebben ;-)
Hoe beheer je je "business rules" binnen het studiebureau (of methodebureau)?
We moeten allemaal vertrouwen op een interne kennisbank om onze producten te ontwerpen. Ik wil het hebben over de tonnen nuttige kleine informatie die ons dagelijks helpt.
Zoals wat: de dimensionale mogelijkheden van de machines, toleranties van de machine, hoe bereken je de buig-/torsiesterkte van een profiel, wat is de boordiameter van een plaatwerk om een wisselplaat te krimpen, Hoe een macroknop toe te voegen in SolidWorks, handige links om kant-en-klare standaardcomponenten te downloaden, enz, enz, enz...
► Vertrouw je op elkaars kennis, die mondeling wordt overgedragen?
► Heeft u Excel-, Word-bestanden, enz. verspreid. Wie vermeldt uw bedrijfsregels?
► Is het je gelukt om alles te centraliseren in een database waar iedereen naartoe gaat en de juiste informatie vindt?
We hebben serverpartities gewijd aan de verschillende afdelingen: commercieel, technisch, gezondheid en veiligheid en bij dit alles hebben we een Solidworks-map met onze basiskaarten, bibliotheek met componenten. Dan hebben we bestanden met zoals jij met de functies machines ect. Al onze bestanden zijn gemeenschappelijk zodat iedereen op dezelfde basis werkt en vooral dat iedereen toegang heeft tot dezelfde gegevens. Voordat iedereen zijn kleine bestand had met zijn informatie en geheimen. Het was een beetje een rommeltje...
Het hangt af van de grootte van de structuur (VPE/PE/ME/GE), de beschikbare tijd om het ding te beheren, de acceptatie door mensen van deze centralisatie en de verspreiding van kleine geheimen (met het verlies van het gevoel van macht dat het gaf om de informatie vast te houden), het type activiteit (monoproduct / onderaanneming).
In ons geval besteden we uitsluitend studies uit en zijn we een klein team van ongeveer 10 mensen: de informatie circuleert op natuurlijke wijze en we proberen deze toegankelijk te houden: dus een directory (die een beetje los is) gewijd. Iedereen heeft nog steeds zijn eigen persoonlijke ruimte omdat ze liever dit of dat document gebruiken (wetende dat het resultaat hetzelfde is). Het team is vrij jong van geest en we vertrouwen steeds meer op het internet (het stelt ons in staat om up-to-date informatie te hebben) waardoor we de meeste benodigde informatie gemakkelijk kunnen vinden.
Aan onze kant, zoals we ook onder EPDM vallen, hebben we een ruimte gewijd aan al onze SolidWorks-modellen, zoals onze modellen van onderdelen, assemblages, basiskaarten, onze notities, blokken, favorieten, macro's, functies, enz... evenals onze componentenbibliotheek.
Maar voor onze referentiedocumenten, onze bedrijfsregels, voor het zwart-wit van onze knowhow in zekere zin, hebben we nog veel werk te doen om de informatie te centraliseren. Inderdaad, net als bij u, zijn sommige zeldzame documenten vrij goed opgeslagen op ons netwerk, maar veel mensen hebben nog steeds hun kleine "geheime" bestanden hier en daar lokaal op hun werkstation, of zelfs gewoon "in gedachten"...!
Ik vraag me echt af wat de beste oplossing is om alle technische informatie van het hele bedrijf die we dagelijks nodig hebben, te centraliseren...
Wat betreft de acceptatie van het verliezen van je "macht", ik denk dat het achterhaald is. Het heeft geen zin en is nogal contraproductief, ongeacht de grootte van het bedrijf.
Wat echter moeilijker is, is om gebruik te maken van deze gegevens, die voor iedereen beschikbaar zijn (gewoontes sterven moeilijk en het hangt allemaal af van de leeftijd van de kapitein).
Om het onderwerp te beantwoorden, hebben we daarom regels uit onze interne procedures (kwaliteitssysteem) en wijdverspreide documenten voor de toepassing van interne regels voor de realisatie van bepaalde plannen volgens de implementatietechnologieën.
Als het bijvoorbeeld gaat om de afmetingen van een gat voor een gekrompen element, hebben we in Solidworks favorieten beschikbaar gesteld voor hulp bij het boren. Er is veel mogelijk via Solidworks/EPDM, maar gebruikers moeten bereid zijn om ze te gebruiken.
Ik ben namelijk oprecht van mening dat dit soort informatie tegenwoordig op grote schaal moet worden gedeeld en niet persoonlijk door de een of de ander moet worden bewaard. Tenminste, dat is wat ons wordt verteld als we horen over het bedrijf van de toekomst, en het druist in tegen de prestaties. ;-)
Er is de wil van iedereen nodig om gemeenschappelijke regels in te voeren, maar het moet zonder veel moeite mogelijk zijn.
We hebben ook veel documenten om naar te verwijzen, maar ze zijn overal verspreid :
- lokaal op gebruikerswerkstations (niet goed!),
- in onze EPDM-kluis,
- op ons intranet,
- in het geheugen van de Ouden (dematerialisatie?) ;-)
- in onze netwerkboom ingedeeld naar diensten (Kwaliteit, Methoden, BE, enz.).
Wat vaak blokkerend is, is dat zelfs als een persoon de juiste informatie in het juiste bestand vindt, hij er nooit zeker van is dat deze informatie up-to-date is zonder een eigenschap die aangeeft dat dit bestand regelmatig wordt gevalideerd... We zijn dus achterdochtig, of zelfs we gebruiken de informatie niet, jammer.
Alles fysiek op één plek verzamelen lijkt me ingewikkeld, maar het creëren van één tool waarbij iedereen zonder zichzelf vragen te stellen de informatie moet vinden waarnaar ze op zoek zijn, is haalbaar. Een tool met een geavanceerde zoekfunctie en waarvan de zoekresultaten links zijn naar de bronbestanden. Kortom, een database in feite...
Ik zou niet graag een specifieke tool ontwikkelen omdat deze in de loop van de tijd onderhoud vereist. Ik ga me verdiepen in Moovapps TechCenter ;-)
Inderdaad, de database is DE oplossing, HET probleem is de keuze van trefwoorden. De applicatie zou niet veel onderhoud nodig moeten hebben (het is gewoon indexeren), de inhoud aan de andere kant ja, het probleem zal zijn om te definiëren wie het bijwerkt, in welk tempo, op welke basis (zie Wikipedia's problemen met artikelvalidatie).
Aan onze kant is het een mix van elementen uit ons bedrijfsnetwerk (niet altijd georganiseerd tot kleine oignions), en een mix van "mondelinge traditie van informatie".
Samen met een van mijn collega's kregen we echter de opdracht om tekenprocedures te definiëren (die ook niet duidelijk waren gedefinieerd) en we hebben ook in gedachten om deze verschillende gegevens te verduidelijken die duidelijk onbeheersbaar zijn voor een nieuwe medewerker.
Het stelt me gerust, ik zie dat het probleem voor iedereen een beetje hetzelfde is ;-)
Ik heb ook deze missie, die eenvoudig lijkt, maar niet gemakkelijk uit te voeren.
We denken ook aan de nieuwe rekruten die een tijdje spartelen voordat ze de juiste reflexen hebben. Zelfs met 20 jaar anciënniteit vind ik niet altijd mijn weg, ik merk dat het een groot probleem is in een bedrijf van meer dan 250 mensen.
Net als vele anderen werd ik met dit probleem geconfronteerd toen ik in mijn nieuwe bedrijf aankwam: bestanden verspreid over het netwerk, min of meer gedefinieerde regels, min of meer bekend...
Om de zaken op orde te brengen, hebben we sindsdien een OneNote-map gemaakt, waarmee we al deze informatie kunnen verzamelen en ordenen in secties en pagina's. Het is mogelijk om in OneNote de link naar het bestand te maken, of om een "afdruk" van het bestand in te voegen om het direct weer te geven, of ook om direct tekst, tabellen, diagrammen en wat je maar wilt te maken!
Het OneNote-bestand wordt gedeeld, iedereen heeft er toegang toe, kan het wijzigen, zijn of haar gegevens toevoegen, persoonlijke tips, enz.
Dit bevalt ons goed, maar misschien moeten we bij 250 personen de autorisaties een beetje beperken;)
Uw probleem is zowel eenvoudig als zeer complex om te implementeren en vooral te onderhouden.
Vanuit mijn uitgebreide ervaring in de reorganisatie van bedrijven en processen is het noodzakelijk om een nauwkeurige analyse te maken van alle parameters en wie toegang heeft tot wat en waarom.
Ga vervolgens verder met het identificeren van alle processen (technisch, administratief en input en output)
Zodra deze diepgaande analyse is uitgewerkt en zodra de mogelijke instrumenten zijn geïdentificeerd om dit alles te laten werken en vooral duurzaam te laten zijn, heb je een datamanager nodig (ook wel cognitief wetenschapper genoemd). Hij zal ook verantwoordelijk zijn voor het classificeren van actieve, gedenkwaardige, verouderde en totaal achterhaalde informatie.
In de conclusies van de eerste fase van het onderzoek is het ook noodzakelijk om de kosten en de VA van deze controle van materiële en immateriële informatie te identificeren.
Kortom, een hele grote klus!
Hier is een zeer goede indicatie van de huidige staat en de aanleg van het management om zijn informatie te beheersen en tja, je moet kijken naar wat ze echt dagelijks doen op het gebied van kwaliteit (als ze gecertificeerd zijn). Dit is veelzeggend voor de uitmuntendheid of symptomen van gegevensbeheer.
Ik ben voorstander van de regels van het beroep in het algemeen, maar niet te veel voor de procedures, omdat ik vind dat het de creativiteit doodt en de zoektocht om het beter te doen, aangezien je het moet doen zoals geschreven.
Ik kom terug op deze vraag om deze op te lossen dankzij het antwoord van s.deschamps-berger die me op weg zette naar de OneNote-oplossing die iedereen heeft met de Microsoft Office Pro-suite.
Na experimenten en presentaties in de belangrijkste betrokken afdelingen van ons bedrijf, hebben we het overgenomen omdat het blijkt dat OneNote vrij eenvoudig te gebruiken is en echt effectief is in het verrijken, delen, classificeren, sorteren en zoeken naar de informatie die we dagelijks met elkaar moeten delen.
Nogmaals bedankt voor uw respectievelijke deelname aan deze discussie!
