Bonjour à tous,
Bossant actuellement dans un petit BE méca / machines spéciales je cherche à savoir s'il existe une durée légale de conservation des affaires traitées ainsi que des notes de calculs (structures métalliques, levage, machine spéciale)?
Si tel n'est pas le cas, quelle est la politique de conservation des archives chez vous?
Merci à tous
Bonjour,
Pour ma part, il faut tout garder, même si c'est des écrits, voir même les scanner et répertorier par année; client ; N° affaire.
Car c'est bien de retrouver des anciennes affaires...
Par exemple pour un constructeur automobile, est dans l'obligation de fournir des pièces échange standard durant 10 ans.
Voilà mon conseil.
@+.
AR
Bonjour,
Je n'ai pas connaissance d'une règle générale.
Par contre, vous évoquez des cas bien particuliers (levage, structure) qui peuvent engager votre responsabilité pénale. Dans de tels cas, je garderais pendant tout le temps de l'existence de la machine.
Bonjour,
Par principe on garde tout (hors problèmes informatique) tant que la société existe, les disque dur d'aujourd'hui nous le permettent largement.
Il n'est pas rare que certain produit fait il y a 10 ans reviennent, car même si les méthodes de conception on changées, une grosse partie de l'étude est déjà faite. (je suis dans l'emballage bois / alu)
A+
Entendu, je pose cette question car nos archives physiques "papier" arrivent à saturation et nous n'avons aucun possibilité d'extension (même les solutions en containers ou autre).
Pour l'instant nous conservons une copie papier et une copie sur cloud, sachant que certaines archives datent de 1962. Pour cela qu'une date de péremption "légale" m'aurait aidé à faire un tri.
Merci
Bonjour Clément
Si c'est de la machine spé alors vous connaissez tous les clients chez qui c'est installé.
Alors votre génial commercial peut les contacter et si par exemple plus aucune machine n'est utilisé par exemple après 1968 vous pourrez aviser sur le sort des documents de l'époque.
Autre point celui de la date de garantie. Si la garantie est par exemple de 5 ans alors tout ce qui est 10 ans au dela de la garantie c'est poubelle. Sinon c'est du rétro-engineering pour la très rare pièce qui serait à changer.
Mais aussi obligation de maintenance si votre client n'a pas souscrit et fait de surveillance de maintenance par votre entreprise pour ne pouvez être tenu responsable au delà de la garantie.
Tout dépend du type de contrat avec vos clients surtout lorsque les contrats sont particulièrement abscons sur le sujet.
En plus vous n'êtes pas tenu de pouvoir réapprovisionner les pièces qui n'ont pas été fabriqués spécialement pour le client (typiquement les pièces sur étagère). C'est d'ailleurs le drame de DARTY et autres entreprises qui font de la maintenance qui savent réparer tout sauf certaines cartes électroniques.
Dernier point si ce sont des machines spéciales cela sous entend quelles ne sont pas livrées en grand nombre chez beaucoup de clients (à voir selon se que vous réalisez)
Donc il vous faudrait faire un tableau à plusieurs entrées et voir les clients qui sont dans l'épure ou non.
Cordialement
Le soucis est que nous sommes un BE intégré à une très grosse entreprise (sidérurgique pour ne pas la nommer). Nos "clients" sont les différentes parties de l'usine et nous travaillons exclusivement en interne. Nous n'avons pas de commercial, et chaque personne de l'usine peut en théorie se pointer à notre bureau.
Le turn over du personnel responsable des installations est assez énorme et nous n'avons par conséquent personne qui pourrait être une référence et nous renseigner sur l'état des installations ou si elles sont même toujours d'actualité.
Pour cela n'ayant plus vraiment de place pour stocker les archives, et dans l'idée que ce qui, passé une certaine ancienneté, peut être basculé en rétro ingéniérie, j'avais à charge de faire un gros ménage dans les archives papier. Mais je tenait à vérifier avant cela s'il existait des conditions légales de conservation.
Ca sent le scan à gogo pour tout conserver tout de même....
Merci à tous
La mise en contexte change pas mal de chose.
Je suis surpris que sur un gros site, il n'y ai pas un inventaire des machines qui existe : pour la maintenance plus ou moins prédictive, l'inventaire légal (immobilisation).
C'est peut-être d'ailleurs une opportunité de le faire : à voir au niveau coût entre un scan d'une quantité énorme de plans et le temps à passer pour inventorier les machines et optimiser le scan.
Oui j'aurais peut être du préciser mais je voulais me caler au max sur le fonctionnement du BE externe. Le fonctionnement en interne a été pendant longtemps un peu bricolage.
L'inventaire des machines est matériellement impossible, et je ne parle que des machines sur lesquelles nous avons du travailler. Pour le reste du site nous ne possédons des fois même pas les plans de nos propres machines, qui sont parfois modifiées sur le terrain sans remontées des personnes qui interviennent dessus pour une MAJ des plans. BREF
L'idée du chef du BE était de voir la possibilité de faire un tri par le bas des affaires trop anciennes, pour lesquelles nous n'avions plus d'obligation de conservation des documents.
Bonjour @stefbeno
Très bien vu pour les immos
Et dans ce type d'entreprise la gestion des immos est souvent problématique du fait de la complexité et surtout de la difficulté de faire le lien entre la compta des immos et le physique. Surtout quand un ensemble de production homogène a été constitué au fil de l'eau, sans trop de soucis comptable surtout lorsque les machines sont fabriquées en production pour soi-même (la valeur réelle étant sous estimée la plupart du temps).
L'immo reste dans les comptes même lorsque la valeur nette comptable est égale à zéro et cela tant que celle-ci est utilisée par l'entreprise.
[Mode HS ON]
J'ai eu l'occasion d'être responsable d'un inventaire d'une grande entreprise dont la totalité de son activité était liés a des systèmes cohérents et reliés entre eux répartis sur plus de 3000 sites et bien cela a nécessité de constituer une équipe projet travaillant en binôme avec un cabinet spécialisé dans les grands inventaires.
Nous avons trouvé de très gros trous dans la raquette mais aussi des situations très cocasses de systèmes offerts à un musée que nous avons aurions eu beaucoup de mal à pister, si un très vieux retraité ne nous avait pas indiqué ou trouver cet ensemble imposant ;-)
[MODE HS /OFF]
Cordialement
Bonjour
Clément si le BE est interne sans distinctif social distinct (pas une SARL différentes de la grande société par exemple) alors vous n'avez pas d'obligation légale au sens propres.
Je dirais que vous n'avez qu'un devoir moral cohérent avec les objectifs de la société.
Je te souhaite un énorme très gros courage ainsi qu'à ton chef de BE devant ces choix Cornéliens et même Shakespeariens "put or not put" à la benne telle est la question.
Cordialement
Bonjour @ Toutes et @ Tous
Merci aussi à tous les autres contributeurs qui par leur avis et remarques ont permis de clarifier le contexte et d'aider Clément à avoir des informations basées sur nos expériences et nos connaissances du milieu industriel.
Cordialement
Merci à tous pour vos réponses ;)
Bonjour à tous,
J'arrive un peu tard dans la conversation, mais je suis rassuré (ou pas) de voir que les soucis de suivi d'outillage sont les mêmes dans les gros groupes que dans les PME.
Car il est vrai que les ateliers sont les spécialistes pour modifier en douce les machines faites sur mesure, puis 5 ans après venir demander les plans pour dupliquer la même machine, et ronchonner car on à pas les bon plans. (mais on les aimes bien quand même).
On a mieux ici Pierre S, Ils font des modifs de structure et nous demandent après coup une NDC ...