Bonjour à tous,
Question du matin : Comment gérer un cycle de validation en cas d'absence d'une personne ?
Car on peut mettre plusieurs valideurs sur un document mais comment informer ces autres personnes que le valideur principal est absent et que c'est à eux de valider le document ?
Merci !
bonjour,
peut-être en utilisant la boite aux lettres d'EPDM, en envoyant un message au groupe des valideurs.
D'accord avec FLOP1.
Tu n'as pas un flux d'information dans la société indicant aux "valideurs suppléants" qu'en d'absence du "valideur principal", la tâche leur incombe ? Comment ça se passe si un chef est en congés ? Il doit déléguer de manière plus ou moins officiel à un "sous-chef" ou référent, non ?
Pour moi c'est plus de l'information de société qu'un problème lié à EPDM.
Donc le statut d'absence doit être géré par la personne même ? C'est à dire que demain je pars en vacance, je dois informer sur EPDM que je suis absent et qu'une notification ou qu'un autre workflow sera appliqué ?
@Benoit, pour le moment aucun flux créé :).
Actuellement la personne envoi par email le plan à valider à la personne et outlook envoi une notification d'absence de l'autre personne
Moi je voyais un message manuel pour informer. Sinon il faudrait gérer une liste d'ordre hiérarchique :/
Par exemple, nous utilisons un logiciel pour gérer les demandes de congé. Lorqu'un valideur est absent, un autre valideur est assigné par le logiciel pour valider les demandes de congé
Sur ton logiciel de congés, c'est une action automatique selon les congés de chacun, ou il faut intervenir à chaque absence ?
Si c'est une intervention (paramétrage) humaine sur le logiciel à chaque absence, tu peux dire qu'au niveau de l'administration EPDM tu rajoutes le suppléant dans le groupe de valideurs.
Mais ça me semble "lourd" pour ce genre d'action. Un simple mail pour délégation des droits devrait suffir : "Tartempion, pendant mes congés du xx au xx, je te délègues mes droits de validation de fichiers sur EPDM, Cordialement". :)
étant donné qu'il s'agit d'EPDM, je pense que le plus simple est le message au groupe des valideurs.
chaque utilisateur doit être affecté à 1 ou plusieurs groupes et on peut adresser un message à tous les utilisateurs d'un même groupe (voir présentation da la messagerie EPDM de ma société en fichier joint).
EDIT: ou comme le dit @benoit.lf, un mail standard à la personne consernée mais il faut la connaitre, dans les grosses boites, ce n'est pas toujours évident.
@Benoit, c'est une action automatique. Etant donné que Trucmuch a posé son congé sur le logiciel, et bien son pouvoir de validation est automatiquement transféré, pendant cette période, à Tartempion qui recevra les notifications par email de la part du logiciel de gestion.
Mais avec un simple mail, comment Tartempion peut avoir les droits de validation ? Il n'aura pas les mêmes permisssions que Trucmuch ? (le fameux clic droit, changement d'état)
@FLOP1, d'après ce que tu expliques, si Trucmuch pars en congé, il va envoyer un mail à tous les groupes de validation ? Car si Trucmuch a une responsabilité au niveau de la qualité par exemple, il va faire partie de beaucoup de workflows différents, donc impacter plein de services (achat, BE, fabrication, ....)
Ps : Merci Trucmuch et Tartempion de nous aider dans la compréhension :)
Trucmuch et Tartempion ne sont pas déjà dans le même groupe "VALIDATION", même si en temps normal c'est Trucmuch qui valide ?
Pour moi, en temps normal, Tartempion a déjà les droits de validation mais n'en fait pas usage.
Je ne connais pas de fonctionnalité permettant de réaliser directement ce que tu souhaites (ce qui ne veut pas dire que ça n'existe pas !), au pire tu peux te lancer dans un développement de type macro, mais le temps à y consacrer risque d'être conséquent "juste" pour cette fonction. D'autant plus que si Trucmuch oublie de signaler son absence, le château de carte s'écroule et tout ça n'aura été fait pour rien.
Alors que si Trucmuch et Tartenpion ont un minimum de communication entre eux, Tartempion sauras que son collègue est en vacances et qu'il devra valider des fichiers EPDM ! Non ?
d'accord avec @benoit.lf, Trucmuch et Tartempion doivent certainement faire partie du même groupe.
évidement, si Trucmuch a affaire à d'autres services, il peut également envoyer un message aux groupes concernés.
Ah yes je comprends ce que tu veux dire ! Et bien dans le logiciel de demande de congé, Tartempion n'a pas les droits de validation si Trucmuch n'est pas absent.
Mais j'avoue que le côté communication est un point à ne pas oublier ....
Je pense que tu as raison, ça va complexifier les processus de validation pour rien. Un outil PDM doit avant tout aider le processus de vaiidation (et les révisions, etc...) et non brider les utilisateurs !